EVITARE SCIVOLONI ED INCOMPRENSIONI NELLA COMUNICAZIONE
Non dare mai per scontato che il tuo messaggio sia stato compreso!
Può essere imbarazzante commettere errori nella comunicazione. Per esempio, se invii una e-mail senza controllarla, e poi realizzi che contiene degli errori, puoi finire per sembrare sciatto e non professionale.
Ma altri errori di comunicazione possono portare a conseguenze ben più gravi. Possono offuscare la tua reputazione, irritare i clienti o persino portare a mancati guadagni.
In questo articolo, esamineremo 10 errori comuni di comunicazione e discuteremo su cosa puoi fare per evitarli.
Errore 1: non modificare il tuo lavoro
Ortografia, tono ed errori grammaticali possono farti sembrare disattento. Ecco perché è essenziale controllare tutte le comunicazioni prima di inviarle.
Non fare affidamento sui correttori ortografici: non segnaleranno parole usate in modo errato. Invece, rileggi il tuo lavoro e usa un dizionario per cercare le parole di cui non sei sicuro.
Potresti trovare utile creare un elenco di parole e frasi che trovi difficili da correggere. Conservalo a portata di mano.
Può essere difficile vedere errori nel proprio lavoro, quindi considera di chiedere ad un collega di consultare i documenti chiave prima di divulgarli. In alternativa, leggi ad alta voce il tuo lavoro: ciò facilita la scoperta di refusi ed errori di tono. Quindi, concediti del tempo per riguardare il tuo documento ed apportare eventuali modifiche finali.
Errore 2: recapito di cattive notizie via e-mail
Vuoi annunciare licenziamenti al tuo team via e-mail o tramite messaggistica istantanea? Se lo facessi, potresti sconvolgere tutti!
I canali di comunicazione scritti non consentono di mediare i messaggi difficili con segnali non verbali (come il linguaggio del corpo) e non ti permettono di affrontare immediatamente emozioni intense.
Se hai bisogno di fornire cattive notizie, fallo di persona e pensa attentamente a come puoi farlo in modo sensibile, in modo che tu possa trasmettere il tuo messaggio ma minimizzare allo stesso tempo l’effetto a lungo termine.
Quando si consegna un messaggio difficile di persona, è più facile cogliere i segnali che ti indicano se le persone hanno frainteso parti chiave del messaggio o se hanno preso le informazioni in modo particolarmente grave. Puoi quindi prendere provvedimenti per chiarire il tuo messaggio o aiutare le persone a gestire le brutte notizie.
Errore 3: evitare conversazioni difficili
Prima o poi, dovrai dare un feedback negativo. Si è tentati di cercare di evitare queste conversazioni, ma questo può causare ulteriori problemi – ad esempio, potreste scoprire che un piccolo problema che avete lasciato correre presto diventerà grande.
La preparazione è la chiave per gestire le conversazioni difficili. Impara a dare un feedback chiaro e attuabile e usa strumenti come “Situazione – Comportamento – Impatto” , tecnica per incoraggiare le persone a riflettere sul loro comportamento.
Potresti anche voler provare prima la tua conversazione come in un gioco di ruolo, in modo da sentirti sicuro sia nelle tue parole, sia nel tuo linguaggio del corpo.
Errore 4: non essere assertivo
L’ assertività riguarda l’affermazione di ciò di cui hai bisogno, considerando i desideri e i bisogni degli altri.
Potresti non ottenere sempre ciò che desideri quando sei assertivo, ma hai maggiori possibilità di farlo, o di raggiungere un compromesso, perché sei stato chiaro riguardo alle tue esigenze. Utilizza sessioni di allenamento sulle abilità di assertività per identificare i tuoi bisogni e per praticare una comunicazione assertiva.
Assertività significa anche dire “no” quando è necessario. L’ articolo “Sì alla persona, No” al compito” spiega come rifiutare le richieste con delicatezza ma in modo assertivo, mantenendo buone relazioni.
Nota:
L’assertività non è la stessa cosa dell’aggressività. Quando sei aggressivo, spingi per ottenere ciò che vuoi senza pensare ai diritti, ai desideri e ai bisogni degli altri.
Errore 5: reagire, non rispondere
Hai mai urlato a un collega per la frustrazione, o hai inviato una breve risposta ad una e-mail, senza riflettere sul tuo punto di vista? Se è così, è probabile che tu abbia reagito emotivamente, invece di rispondere con calma.
Questo tipo di reazione emotiva può danneggiare la tua reputazione. Potresti turbare le persone con le tue forti emozioni e dare l’impressione che ti manchi l’autocontrollo e l’intelligenza emotiva.
Leggi il nostro articolo sulla gestione delle tue emozioni sul lavoro per suggerimenti su come tenere sotto controllo le tue reazioni.
Errore 6: non prepararsi accuratamente
Presentazioni, rapporti od e-mail mal preparate frustrano il pubblico e possono, nel tempo, danneggiare la tua reputazione. Questo è il motivo per cui è essenziale preparare e pianificare attentamente le comunicazioni.
Prima di tutto, dedica del tempo per pianificare a fondo ciò che vuoi comunicare. Prendi in considerazione di utilizzare strumenti come il triangolo retorico e la sequenza motivante di Monroe per creare un messaggio credibile, intelligente e avvincente che faccia appello alle emozioni del pubblico, nonché ai loro intelletti.
Prenditi il tempo per correggere le bozze, trovare le immagini e verificare che i documenti siano compatibili con il software del tuo pubblico. Quindi, se stai tenendo un discorso o una presentazione, fai le prove a fondo, in modo da essere fluente e stimolante.
Errore 7: utilizzo di un approccio “One-Size-Fits-All” alla comunicazione
Se utilizzi un approccio “one-size-fits-all” (“la stessa cosa va bene per tutti”) alla comunicazione, potresti trascurare le diverse personalità, esigenze e aspettative delle persone. In effetti, le tue comunicazioni devono affrontare il più possibile tali differenze.
Se stai preparando una presentazione, assicurati di tenere in considerazione che le persone hanno stili di apprendimento diversi e di accettarlo. Ciò significa che tutti, da quelli che imparano meglio leggendo, a coloro che preferiscono un approccio più pratico, possono beneficiare della sessione.
Errore 8: non tenere la mente aperta quando si incontrano nuove persone
Il posto di lavoro oggi è un crogiolo di etnie, religioni, età, orientamenti sessuali, abilità e punti di vista. Queste differenze creano un ricco arazzo di esperienze e opinioni che possono migliorare notevolmente le nostre vite.
Tuttavia, si può essere tentati di stereotipizzare nuovi colleghi o clienti o di formulare ipotesi su di loro basandosi su poche informazioni. Questo è particolarmente vero se non hai avuto molto tempo per conoscerli bene.
Le supposizioni interferiscono con la comunicazione aperta, perché non considerano il background, la personalità e l’esperienza unici dell’altro. Nel tempo, questo può mettere a repentaglio la tua relazione con loro.
Pertanto, prenditi il tempo per ascoltare, quando incontri qualcuno di nuovo. Dagli spazio per parlare del loro punto di vista e prenditi del tempo per assorbirli.
Quindi, impara come gestire le differenze culturali, in modo tale da tenere in considerazione le esigenze e le aspettative di ogni persona. Se lavori spesso con persone provenienti dall’estero, esplora l’idea dell’intelligenza culturale, così potrai iniziare ad adattare il tuo comportamento quando incontrerai persone di culture diverse.
Errore 9: supporre che il tuo messaggio sia stato compreso
Prenditi sempre del tempo per verificare che le persone abbiano compreso il tuo messaggio.
Ad esempio, quando invii un’e-mail, potresti invitare le persone a risponderti e porti delle domande se non hanno compreso parte del messaggio.
Oppure, se hai condotto una presentazione, riserva un momento per discutere i punti principali con i partecipanti, o lascia il tempo per le domande alla fine.
Consiglio:
Per verificare di esser stato capito correttamente, utilizza domande aperte che iniziano con “come”, “perché” o “cosa”. Questo incoraggia la riflessione e aiuterà i membri del tuo pubblico a spiegare ciò che, personalmente, hanno compreso dalla tua comunicazione.
Errore 10: Violare accidentalmente la privacy degli altri
Hai mai inoltrato un’e-mail delicata alla persona sbagliata o inviato un allegato errato? Questi tipi di errori possono causare seri problemi commerciali, violare la privacy delle persone e portare a imbarazzo e confusione.
Per evitare questi problemi, scrivi i messaggi prima di selezionare il destinatario, quindi controlla due volte il loro indirizzo e-mail. Se il tuo programma di posta elettronica compila automaticamente gli indirizzi e-mail, puoi disattivare questa funzione, in modo da poter scegliere consapevolmente il destinatario giusto.
Potrebbe risultare utile redigere queste e-mail in un documento di elaborazione testi o in una e-mail vuota, quindi incollare il testo in un nuovo messaggio. In questo modo non includerai accidentalmente alcuna informazione dai messaggi precedenti.
E, se stai inviando un allegato delicato o confidenziale, controlla che non siano state trovate “modifiche tracciate” o commenti e assicurati di inviare la versione corretta.
Punti chiave
Tutti commettono errori di comunicazione, ogni tanto. Tuttavia, proteggi la tua reputazione se elimini gli errori più comuni. Questi sono: non modificare il tuo lavoro, violare accidentalmente la privacy delle persone durante l’inoltro di e-mail e non essere assertivo.
La chiave per una buona comunicazione è pensare alle esigenze del pubblico. Prepara ogni e-mail, documento e presentazione con attenzione e concediti il tempo per controllarlo.
Soprattutto, ricorda che la comunicazione è un processo a doppio senso. Sii pronto per le domande e ascolta ciò che il tuo pubblico ha da dire.
Nel corso del tempo, scoprirai che evitare questi comuni errori di comunicazione migliorerà notevolmente la qualità dei tuoi messaggi, la tua reputazione, i tuoi rapporti lavorativi e la tua soddisfazione sul lavoro.
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